L'audit de certification, à quoi ça sert ?

Dernière étape à franchir pour une organisation qui cherche à acquérir un certificat, les audits de certification sont des outils participant à l’amélioration continue d’une entreprise ou uniquement d’un service.

Ainsi une fois qu’un système a été mis en place, l’auditeur réalisera un audit de certification pour s’assurer que le système mis en place est conforme aux exigences dictées par le système de management.

Par ailleurs, il existe plusieurs types d’audit :

Je souhaite me faire auditer, comment procède-t-on ?

Félicitation, vous souhaitez sauter le pas !

Pour vous aider dans votre cycle de certification, voici les quelques astuces certifiées par nos auditeurs :

1-Déterminez quels sont vos objectifs

Il existe de nombreuses certifications pour les organisations. Parmi les plus connues : les normes ISO, Qualiopi, NF, etc…

Il est d’abord important de savoir quels sont les éléments et/ou activités que vous souhaitez certifier. Par exemple, si vous souhaitez vérifier et valider votre système de management de la santé et de la sécurité au travail (SST) alors il serait intéressant de demander une certification ISO 45001. A  contrario, si vous êtes un organisme de formation il est essentiel de demander une certification Qualiopi.

Faites ensuite la démarche auprès de l’organisme certificateur (liste des organismes certificateur) en fonction de votre choix.

2-Préparez-vous rigoureusement

Une fois que vous avez pu choisir la certification complémentaire à vos objectifs, vous devez vous préparer à l’audit.

Se préparer à l’audit de certification doit se faire méthodologiquement, de manière claire et organisée. Pour ce faire, nous vous recommandons d’établir un calendrier des tâches (que vous pourriez éventuellement présenter lors de l’audit).

Vous pouvez également réaliser des audits internes pour identifier les problèmes de non-conformité avant l’évaluation finale. Par ailleurs, il est nécessaire de mettre en place un plan d’actions correctives à la suite de cet audit interne.

3-Faites une dernière vérification

Votre audit de certification approche. Il est important de faire une dernière grosse vérification. Espace de travail, dossier, processus, tout doit être passé une dernière fois à la loupe pour terminer de préparer votre certification.

Et comment va se dérouler l’audit ?

Bravo, vous avez préparé l’audit de certification avec succès. La prochaine étape est l’audit en lui-même. Celui-ci se déroule en deux étapes.

Audit étape 1 : L’audit documentaire.

Une fois que l’organisme certificateur vous aura attribué un auditeur dans votre domaine d’activité, celui-ci vous fera parvenir une liste de documents à fournir. On retrouve par exemple :

  • Une description des processus de l’entreprise ;
  • Le/les dernier(s) rapport(s) d’audit (si c’est un audit de renouvellement) ;
  • Un organigramme ;
  • Etc…

Une fois que l’auditeur aura récupéré ces documents, il pourra en prendre connaissance et préparer son questionnaire d’audit.

Il est possible que votre auditeur vous fasse parvenir dès cette première étape, le plan d’audit ainsi que la liste des personnes auditées (ce n’est cependant pas toujours le cas).

Etape 2 : L’audit de certification

La durée d’audit de certification est relativement variable. Elle dépend de la taille de l’entreprise ou du service défini.

L’audit commence avec la réunion d’ouverture. Elle permet à l’auditeur de se présenter ainsi que les conditions d’audit et les acteurs. C’est également le moment de vérifier ensemble le plan d’audit et la disponibilité des ressources auditées. Il présentera également ses méthodes d’audits, rappellera le périmètre d’audit (juste un service par exemple) et attendra que la direction et les cadres lui soient présentés. Un rappel de l’étude documentaire sera effectué pour indiquer s’il lui a manqué des informations ou documents afin de compléter les éléments qui lui sont nécessaires par des questionnements.

Le déroulé de la certification en tant que tel se compose de trois moments clés :

  • Les questionnements aux acteurs du système processus par processus, en fonction du plan d’audit prévu. L’auditeur demandera à s’appuyer sur des éléments de preuve qui viendront appuyer les réponses des audités.
  • La complétude des dossiers.
  • Le temps de synthèse.

La réunion de clôture viendra mettre un terme à l’audit de certification. C’est le moment de vous réunir une dernière fois pour l’auditeur et de vous faire part de ses conclusions. Les remarques peuvent être de plusieurs niveaux : non-conformité majeure, non-conformité mineure, point sensible, piste de progrès/point d’amélioration et point fort.

Qu’en est-il du suivi alors ?

Une fois l’audit terminé, l’auditeur va rédiger un rapport d’audit qu’il transmettra à l’organisme certificateur pour étude par le comité de certification sous huit jours.

Vous recevrez dans les semaines qui suivent le rapport d’audit où seront listés tous les éléments relevés lors de l’audit. Par ailleurs, les non-conformités mineures et les points sensibles relevés par l’auditeur seront vérifiés lors de l’audit de renouvellement.

Charge à vous de traiter les non-conformités dans un délai de 3 à 6 mois selon le type constaté. Vous proposerez alors à l’auditeur des actions correctives (plan d’action et actions mises en œuvre prouvées).

Vous avez des questions supplémentaires sur le déroulé du processus de certification ? Sur le déroulé d’audit Qualiopi ? Sur la préparation à l’audit de certification ?

Nos experts sont à votre écoute et tenteront de répondre un maximum à vos réponses.

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